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新入社員ならこれだけはやっとけ! エクセル関数(基礎編)

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営業担当の菅です。
エクセルは使ったことがあるけど関数は苦手・・・
そんな方を良く見かけますが、関数は覚えてしまえばとても簡単です。
いきなり難しい関数を覚えようとするのではなく、まず簡単な関数から一つ一つ覚えていく事で上達します。
関数を覚えることでエクセル業務の作業効率が上がり、その結果新たな時間を作りだすことができます。

今回はエクセルの関数初心者が最初にマスターしたい関数についてご紹介します。

1.関数について学ぼう

関数とは、複雑な計算や時間のかかる計算を、数式を使って簡潔にセルへ記述することができる計算の仕組みです。数学で使われる関数と似ているため関数と呼ばれているようです。

関数は言葉で説明するよりも実際に使ってみるほうが理解できますので、まずは関数の代表ともいえる「SUM関数」を試してみましょう。

SUM関数

エクセルで売上金額や販売個数などの合計を求めることができます。

例題
新宿店の1月~6月までの売上目標の合計値を出したい
SUM関数 例題

関数を使わない場合

SUM関数 関数を使わない場合

1月~6月まで、ひとつひとつのセルを選択する必要があります。

関数を使う場合

SUM関数 関数を使う場合

ひとつひとつ選択しなくても合計値を出したい範囲を指定するだけです。

この例題では新宿店の1月~6月までの合計値なので関数を使わなくても個別に選択するだけで合計値を出すことができますが、新宿店の他に30店舗の1~6月までの合計値を出すとなると、個別に選択した場合は時間がかかりますよね。
そのため、「合計値を出すときはSUM関数を使う」という事を覚えておきましょう。

また、セルへの関数の入力方法は3通りあります。

1つめ
セルへ直接打ち込む

2つめ

SUM関数 セルへの関数の入力方法

SUM関数 セルへの関数の入力方法

3つめ

SUM関数 セルへの関数の入力方法

続いて覚えるべき関数がこちらです。

AVERAGE関数

選択した範囲の平均値を求めることができます。

例題
渋谷店の1月~6月の売上目標の平均値を出したい

AVERAGE関数 例題

関数を使わない場合

AVERAGE関数 関数を使わない場合

AVERAGE関数を使った場合

AVERAGE関数 関数を使った場合

関数を学ぶために代表的なSUM関数、AVERAGE関数を例に出してみましたが、いかがでしょうか。
関数を使う場合と使わない場合の違いがご理解頂けたのではないかと思います。
関数が難しいと感じるよりも、便利だと感じてもらえれば、今後関数に対してより前向きに吸収して活用していけますので、まずは不安を払拭することができれば第一関門はクリアです。

2.使用頻度の多い関数と使う場面(基礎編)

会社の部署によってエクセルで使用する関数に偏りが出てきますが、今回は営業部署向けの関数です。
私が営業の部署が多いこともあり、売上の集計や分析・商品管理などに携わってきた経験から使用頻度の多い関数と使う場面についてご紹介します。

if関数

まず、英単語のifは「もし~」「もしも~」という意味です。
if関数は英単語と同様の意味合いがあり、「もし〇〇であれば△△にする。〇〇でなければ××にする」といった条件に応じてセルに表示する内容を変えることができる関数です。

利用場面
渋谷店の売上が目標を上回ったら「達成」、上回らなかったら「未達」をセルへ表示させる。

if関数

関数を使ってみよう
該当セルへ下記関数を入力します。
=IF(C4>C3,”達成”,”未達”)
直訳すると、もし売上実績が売上目標よりも高ければセルへ”達成”と入力し、そうでなければ”未達”と入力 です。
また、セルへ表示させる値が文字であれば ””の中に文字を入れるエクセル上のルールとなっております。
セルへ表示させる値が数字であれば“ ”は必要ありません。

if関数

if関数

iferror関数

errorは直訳すると「誤り、間違い」という意味です。
そのため、iferror関数は「計算式が誤りなら〇〇を入力し、誤りがなければ計算式通り入力」という使い方ができる関数です。

利用場面
渋谷店の日別の達成率がエラーとなる場合は”要確認”と入力する。
※達成率は「売上実績÷売上目標」で算出できますが、5日は売上目標が抜けているためエラーになります。

iferror関数

関数を使ってみよう
該当セルへ下記関数を入力します。
=iferror(C4/C3,”要確認”)
直訳すると、売上実績÷売上目標に誤りがあれば”要確認”、誤りがなければ”売上実績÷売上目標”を入力 です。

iferror関数

iferror関数

counta関数

countaは「空白でないないも」のセルの数を数える関数です。
似た関数としてcount関数やCOUNTBLANK関数などもありますが、データの個数や商品の個数を確認したいときにcounta関数を使います。

利用場面
店舗数を入力して下さい。

counta関数

関数を使ってみよう
該当セルへ下記関数を入力します。
=counta(B5:B9)
直訳すると、B5からB9までで空白でないデータの個数を入力、です。

counta関数

counta関数

countif関数

countifは「条件に一致するセルの個数」を数える関数です。
早速使ってみましょう。

利用場面
売上が10,000円以上だった店舗数を数える。

countif関数

関数を使ってみよう
該当セルへ下記関数を入力します。
=COUNTIF(C5:C9,”>=10000″)
直訳すると、C5からC9までで10,000以上の数値が入っているセルの個数を数える関数です。

countif関数

countif関数

3.まとめ

今回は関数の基礎についてまとめてみました。
関数に対して不安がある場合は、何度もエクセル上で手を動かして操作してみてくださいね。
以前に記事で紹介したショートカットと同様に、何度も使っていくうちに慣れていきます。

次回は関数の中級編としてvlookup関数とsumif関数、そして中級関数を使う際に覚えておきたい絶対参照・相対参照について詳しく解説していきます。

最後までお読み頂きありがとうございます。

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この記事を書いた人
Livewire 編集部Livewire 編集部
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